Compartilho com colegas de trabalho, alunos e familiares as mesmas dificuldades em tornar as reuniões profissionais, pessoais e acadêmicas mais produtivas. Ocorre quase sempre que falta um ar de satisfação coletivo, rastros infinitos de que o encontro não passou de perda de tempo e que apareceram mais problemas do que propostas de solução.
Foi pensando em conquistar a sensação que o trabalho realizado na reunião produziu os frutos desejados que aceitei o desafio em propor um modelo que tornasse este glorioso momento em algo positivo. Extrair visão de aprendizado para apoiar a continuidade dos serviços e o que mais possamos tratar durante o evento.
O roteiro propõe os seguintes passos:
1. Divulgação prévia da pauta;
2. Preparação para a reunião;
3. Executar o que foi planejado pela ordem;
4. Validar as resoluções item por item durante a reunião;
5. Finalizar a reunião no horário acordado;
6. Assinar a ata durante a reunião e;
7. Agradecer as colaborações aos participantes.
Como é de praxe, vamos as observações e valores de cada etapa para fortalecer o debate e conquistarmos ainda mais valor para os próximos encontros.
Passo 1 - Divulgação prévia da pauta
Todos os participantes precisam saber do que será tratado no momento, o tempo previsto para discussão e o propósito de cada tópico. Muitas vezes um item será meramente informativo e outro necessitará de decisão. Isso é planejamento. Visa o entendimento do universo do trabalho na reunião. É preciso explicitar, por exemplo, se a reunião de indicadores de desempenho será somente informativa ou já fará encaminhamento para a melhoria da produtividade.
Passo 2 - Preparação para a reunião
Com a pauta na mão cada participante saberá o que deve estudar para ser o mais colaborativo possível durante a reunião. Inclusive para fazer sugestões e questionamentos prévios ao solicitante ou ao seu corpo técnico, obtendo os insumos necessários para as discussões. Não adianta colocar na reunião pessoas que não estejam preparadas para realizar reunião.
Passo 3 - Executar o que foi planejado pela ordem
Seguir o roteiro da pauta é uma questão de respeito. Planejou, siga o planejado. Quem muda a pauta de reunião está fazendo um investimento alto para a perda da confiabilidade de seus pares. Cumpra com a reunião principalmente para saber se o combinado está ou não funcional. Isso facilita a melhoria das próximas reuniões com ganhos de maturidade para o planejamento e execução. Vale até mesmo para esclarecer a importância de que todos os participantes devem estar disponíveis para a reunião durante a reunião e que ao final poderão seguir aos seus compromissos seguintes sem prejuízo ao que foi combinado.
Passo 4 - Validar as resoluções item por item durante a reunião
Leia aos participantes o que estará no registro da ata a cada item tratado. Não avance na pauta sem que tenha a anuência dos participantes da discussão do item recém-tratado. Isso implica em tornar voto vencido eventuais participantes que cheguem após início da reunião. Não se aplicaria no caso do seu superior imediato, claro. Mas é fato que você está concordando em tratar com um chefe mal planejador de compromissos. Valide os acordos na hora, no testemunho dos presentes e não terás grandes aborrecimentos legais no futuro.
Passo 5 - Finalizar a reunião no horário acordado
O mesmo se aplica para o início. Não tome o tempo das pessoas. Da mesma forma que foi requisitada a sua presença e ela esteve à disposição de seus interesses, libere-a para fazer o que ela tem de fazer em seguida. A reunião termina quando a pauta for esgotada. É possível que se aplique a pauta o tópico genérico de assuntos gerais, neste caso deve-se tomar atenção mais uma vez para que os itens não planejados que venham a ser explorados sejam conduzidos até o final do tempo programado na reunião. Demais interesses vão para nova reunião, para ser agendada posteriormente e assim por diante.
Passo 6 - Assinar a ata durante a reunião
Quem participa da reunião deve ter alçada para assumir compromissos e conseguinte deve acordar sobre as tratativas em curso. Assim como não adianta ter na reunião pessoas despreparadas (passo 2), também é um desperdício desenvolver atividades com pessoas que não possam tratar os itens elencados por completo. Eis a importância de assinar a ata, em conformidade ao que foi registrado na reunião. Após a reunião o debate será adormecido e a memória permanecerá evidenciada no registro de ata. O que será divulgado estará na ata. Como boa prática deve-se aproveitar a presença de todos e garantir os combinados na reunião. Deixar a assinatura do acordo para outro momento implica em nova conciliação de agenda, revisão de opiniões e outros desvios que terminam por desqualificar o debate da reunião. Mantenha a pauta acordada e novas reuniões virão. Será oportunidade de resolver uma coisa de cada vez.
Passo 7 - Agradecer as colaborações aos participantes
Todos tendem a colaborar. Quer seja com a crítica mais incisiva. Mesmo assim, precisamos agradecer por cada ponto de vista e as demais exposições da reunião. Mantenha todos agradecidos de que qualquer que seja a colaboração foi extremamente importante compartilhar deste momento informativo, ou de decisão, que promoverá cada vez mais maturidade a organização ou a família.
Gostaria de fechar as considerações sobre os 7 passos sem tentar ser conclusivo, pois podemos ter muito mais colaborações positivas e tornar nossas reuniões um encontro de ganho de tempo. Um investimento para troca de experiências e crescimento, pois é conversando que a gente se entende.
