Pular para o conteúdo principal

OS 7 PASSOS PARA UMA REUNIÃO PRODUTIVA


Compartilho com colegas de trabalho, alunos e familiares as mesmas dificuldades em tornar as reuniões profissionais, pessoais e acadêmicas mais produtivas. Ocorre quase sempre que falta um ar de satisfação coletivo, rastros infinitos de que o encontro não passou de perda de tempo e que apareceram mais problemas do que propostas de solução.

Foi pensando em conquistar a sensação que o trabalho realizado na reunião produziu os frutos desejados que aceitei o desafio em propor um modelo que tornasse este glorioso momento em algo positivo. Extrair visão de aprendizado para apoiar a continuidade dos serviços e o que mais possamos tratar durante o evento.

O roteiro propõe os seguintes passos:
1. Divulgação prévia da pauta;
2. Preparação para a reunião;
3. Executar o que foi planejado pela ordem;
4. Validar as resoluções item por item durante a reunião;
5. Finalizar a reunião no horário acordado;
6. Assinar a ata durante a reunião e;
7. Agradecer as colaborações aos participantes.

Como é de praxe, vamos as observações e valores de cada etapa para fortalecer o debate e conquistarmos ainda mais valor para os próximos encontros.

Passo 1 - Divulgação prévia da pauta
Todos os participantes precisam saber do que será tratado no momento, o tempo previsto para discussão e o propósito de cada tópico. Muitas vezes um item será meramente informativo e outro necessitará de decisão. Isso é planejamento. Visa o entendimento do universo do trabalho na reunião. É preciso explicitar, por exemplo, se a reunião de indicadores de desempenho será somente informativa ou já fará encaminhamento para a melhoria da produtividade.

Passo 2 - Preparação para a reunião
Com a pauta na mão cada participante saberá o que deve estudar para ser o mais colaborativo possível durante a reunião. Inclusive para fazer sugestões e questionamentos prévios ao solicitante ou ao seu corpo técnico, obtendo os insumos necessários para as discussões. Não adianta colocar na reunião pessoas que não estejam preparadas para realizar reunião.

Passo 3 - Executar o que foi planejado pela ordem
Seguir o roteiro da pauta é uma questão de respeito. Planejou, siga o planejado. Quem muda a pauta de reunião está fazendo um investimento alto para a perda da confiabilidade de seus pares. Cumpra com a reunião principalmente para saber se o combinado está ou não funcional. Isso facilita a melhoria das próximas reuniões com ganhos de maturidade para o planejamento e execução. Vale até mesmo para esclarecer a importância de que todos os participantes devem estar disponíveis para a reunião durante a reunião e que ao final poderão seguir aos seus compromissos seguintes sem prejuízo ao que foi combinado.

Passo 4 - Validar as resoluções item por item durante a reunião
Leia aos participantes o que estará no registro da ata a cada item tratado. Não avance na pauta sem que tenha a anuência dos participantes da discussão do item recém-tratado. Isso implica em tornar voto vencido eventuais participantes que cheguem após início da reunião. Não se aplicaria no caso do seu superior imediato, claro. Mas é fato que você está concordando em tratar com um chefe mal planejador de compromissos. Valide os acordos na hora, no testemunho dos presentes e não terás grandes aborrecimentos legais no futuro.

Passo 5 - Finalizar a reunião no horário acordado
O mesmo se aplica para o início. Não tome o tempo das pessoas. Da mesma forma que foi requisitada a sua presença e ela esteve à disposição de seus interesses, libere-a para fazer o que ela tem de fazer em seguida. A reunião termina quando a pauta for esgotada. É possível que se aplique a pauta o tópico genérico de assuntos gerais, neste caso deve-se tomar atenção mais uma vez para que os itens não planejados que venham a ser explorados sejam conduzidos até o final do tempo programado na reunião. Demais interesses vão para nova reunião, para ser agendada posteriormente e assim por diante.

Passo 6 - Assinar a ata durante a reunião
Quem participa da reunião deve ter alçada para assumir compromissos e conseguinte deve acordar sobre as tratativas em curso. Assim como não adianta ter na reunião pessoas despreparadas (passo 2), também é um desperdício desenvolver atividades com pessoas que não possam tratar os itens elencados por completo. Eis a importância de assinar a ata, em conformidade ao que foi registrado na reunião. Após a reunião o debate será adormecido e a memória permanecerá evidenciada no registro de ata. O que será divulgado estará na ata. Como boa prática deve-se aproveitar a presença de todos e garantir os combinados na reunião. Deixar a assinatura do acordo para outro momento implica em nova conciliação de agenda, revisão de opiniões e outros desvios que terminam por desqualificar o debate da reunião. Mantenha a pauta acordada e novas reuniões virão. Será oportunidade de resolver uma coisa de cada vez.

Passo 7 - Agradecer as colaborações aos participantes
Todos tendem a colaborar. Quer seja com a crítica mais incisiva. Mesmo assim, precisamos agradecer por cada ponto de vista e as demais exposições da reunião. Mantenha todos agradecidos de que qualquer que seja a colaboração foi extremamente importante compartilhar deste momento informativo, ou de decisão, que promoverá cada vez mais maturidade a organização ou a família.

Gostaria de fechar as considerações sobre os 7 passos sem tentar ser conclusivo, pois podemos ter muito mais colaborações positivas e tornar nossas reuniões um encontro de ganho de tempo. Um investimento para troca de experiências e crescimento, pois é conversando que a gente se entende.

Comentários

Postar um comentário

Participe!

Postagens mais visitadas deste blog

UMA TRANSIÇÃO PLANETÁRIA

Até mesmo uma simples flor perdida Em um jardim qualquer abandonado Vai ter um quê especial e encantado Por semear a essência para nova vida É um jogo de chegadas e partidas Um inseto, um pássaro ou o vento São ferramentas desse divino movimento  Quase nunca lembradas ou conhecidas De fato a flor nos ensina por essência Que a vida surge em ato de paciência  E uma colaboração mútua e voluntária  Em cada esquina um novo broto belo E seus botões rosa, branco ou amarelo Numa permanente transição planetária

RESTRIÇÃO TRIPLA É SÓ PARA COMEÇAR

Qualquer coisa que resolvemos fazer na vida com razoável controle na avaliação do sucesso da ação estará de alguma forma ligado a uma definição de entregáveis, um espaço de tempo para realização e uma determinada quantidade de dinheiro para o investimento. Daí derivam-se Escopo, Tempo e Custo, conhecidas como restrição tripla na gerência de projetos. Esse conceito é fortemente difundido pelo PMI, organização que mantém um acervo de técnicas para gerenciamento. A tradicional restrição tripla tem sido amplamente divulgada também considerando as necessidades da qualidade. Afinal, a conformidade entre o planejamento e a execução forneceria ótimos parâmetros para registro se o trabalho aconteceu de forma correta. Após observar o nível da importância da qualidade nesse contexto podemos refletir sobre se é este o final da discussão. Muita gente boa já considera que não, pois é bem possível que mesmo que haja alta conformidade na realização o cliente não fique satisfeito. Se nos limi